“MS. WORD BASICO”

•TABLAS.

Una manera clara de presentar la información es mediante tablas. Word nos hace más fácil esta tarea al automatizar su creación y permitir, a su vez, su modificación manual.

Antes de seguir adelante, es conveniente aclarar el concepto de tabla. Entendemos por tabla la presentación de una serie de datos en diversos espacios o celdas, separados por rayas, y con una organización lógica. Un ejemplo de tabla, que crearemos en esta ficha, se muestra en la figura 1.

Figura 1

CREAR UNA TABLA

Ante todo, deberemos elegir el lugar del documento donde vayamos a colocar la tabla, aunque si fuera preciso la podremos mover posteriormente.

Una vez con el cursor en el lugar adecuado, desplegaremos el menú «TABLA» y escogeremos la opción «INSERTAR», «TABLA...». A continuación (fig. 2) se nos pide que escojamos el número de columnas y de filas que la tabla va a contener, por lo que tendremos que haber pensado con anterioridad la estructura lógica que necesitamos para colocar los datos.

Figura 2

Esta pantalla nos permite también fijar la anchura de columna, que recomiendo dejar en «AUTOMÁTICO». También aconsejo no marcar las casillas correspondientes a «AUTOAJUSTAR AL CONTENIDO» y «AUTOAJUSTAR A LA VENTANA».

Si no nos sentimos todavía seguros, podemos acudir al botón «AUTOFORMATO...», que nos lleva a una serie de tablas estándar entre las que podremos escoger alguna que se adapte a nuestros requerimientos y en las que solamente hará falta introducir los datos.

Si vamos a crear varias tablas en un mismo documento es conveniente darles un formato homogéneo, para lo que deberemos marcar la casilla «ESTABLECER COMO PREDETERMINADOS PARA TABLAS NUEVAS». Pulsaremos «ACEPTAR», sin olvidarnos de deshabilitar esta última función cuando terminemos el documento, ya que de lo contrario siempre se nos creará el mismo tipo de tabla.

DAR AUTOFORMATO A UNA TABLA

En esta primera ficha del tema vamos a crear una tabla mediante «AUTOFORMATO», por lo que, a partir de la pantalla mostrada en la figura 2, marcaremos 5 columnas y 3 filas, ya que en las columnas vamos a colocar los trimestres, mientras que en las filas colocaremos el importe de las ventas y su total acumulado.

Pulsando el botón «AUTOFORMATO» elegiremos el formato «Vistoso 2» y dejaremos activadas las opciones que se muestran en la figura 3. Pulsaremos «ACEPTAR» dos veces para obtener el formato de tabla mostrado en la figura 4.

Figure 3

Figura 4

DAR CONTENIDO A LAS CELDAS

Cada cuadrado de la tabla se define como una celda y es el lugar donde vamos a colocar los datos. Con la ayuda del ratón, situaremos el cursor en la primera fila de la segunda columna y escribiremos «1er. TRIMESTRE». En las siguientes columnas consignaremos el resto de trimestres.

En la segunda fila de la primera columna pondremos «VENTAS» y a continuación, en la misma fila y en las sucesivas celdas, el importe de las ventas de cada trimestre.

Finalmente, en la tercera fila de la primera columna anotaremos «TOTAL ACUMULADO» y en el resto de celdas de la misma fila, su importe.

El resultado de estas acciones se muestra en la figura 5, que, aunque se trata de una tabla, no es muy estética y que por tanto vamos a mejorar su presentación.

Figura 5

RETOQUES EN LA TABLA CREADA

En primer lugar, vamos a ensanchar la primera columna para que nos quepa el enunciado completo de la tercera fila. Para ello colocaremos el ratón encima de la línea divisora entre las dos primeras columnas. Cuando se nos aparezca un signo del tipo «____» apretaremos el botón derecho del ratón y lo arrastraremos hacia la derecha hasta que la leyenda «TOTAL ACUMULADO» aparezca en una única línea.

Dado que las restantes columnas nos han quedado con distinta anchura, con el cursor dentro de la tabla, clicaremos el botón derecho del ratón y, en el menú que aparecerá, escogeremos «PROPIEDADES DE TABLA» y la pestaña «COLUMNA» (fig. 6). Nos moveremos a través de los botones «Columna anterior» y «Columna posterior», dejando en la columna 1 el valor de ancho indicado, mientras que en las otras columnas desactivaremos la opción de «ANCHO PREFERIDO», con lo que estas columnas se igualarán en anchura. A continuación, con el botón «CENTRAR» de la barra de herramientas, centraremos los contenidos de todas las columnas, excepto la primera. Finalmente, colocaremos un punto para separar los millares de euro, con lo que llegaremos a una tabla como la que ya se ha mostrado en la figura 1. ¿Verdad que se trata de una presentación mucho más atractiva?

Figura 6

A partir de aquí podremos modificar esta tabla como queramos, pero esto va a ser un tema tratado en sucesivas fichas. A partir de aquí, sugerimos que el usuario agudice su imaginación y haga distintas pruebas. Será una buena puesta en forma para la próxima cita.

Truco

Si una vez construida la tabla, no nos cabe en una hoja normal, tendremos que imprimirla horizontalmente. Para ello desplegaremos el menú «ARCHIVO», «CONFIGURAR PÁGINA», donde marcaremos «MÁRGENES SIMÉTRICOS» y, en la pestaña «TAMAÑO PAPEL», elegiremos «ORIENTACIÓN HORIZONTAL», tal como se muestra en la figura 7.

Figura 7

Hay que hacer notar que, según la impresora que utilicemos, puede variar ligeramente el procedimiento

•COLUMNAS PERIODÍSTICAS.

CREACIÓN DE COLUMNAS

Objetivos:

Creación de columnas. Cambio del número de columnas dentro de un documento. Formateo de las columnas. Examen general del diseño. Cambio de la anchura de las columnas con la regla. CREACIÓN DE COLUMNAS. En Ms Word se pueden crear columnas de tipo periodistico en las que el texto fluye por cada columna hasta el final de la misma, para pasar a continuación al comienzo de la columna siguiente. Abra el fichero de nombre "11Leccn.doc". Se puede usar el botón columnas  de la barra de herramientas Estándar tanto para crear columnas en un documento como para cambiar el número de ellas. Word realiza de forma automática la terminación de cada columna la final de la página, pasando el texto al comienzo de la siguiente columna. Creación de múltiples columnas en un documento. 1. Seleccione la pestaña Diseño de página  . 2. Seleccione la opción de 2 columnas.. 3. Al soltar el ratón, Word creará el número de columnas especificado. 4. Observe cómo Word pasa al modo de presentación de diseño de página de forma automática, pues en el modo de presentación normal (desde el menú Ver/Normal) no permite ver el texto en forma de columnas, sino como si solo tuviera una columna. CAMBIO DEL NÚMERO DE COLUMNAS DENTRO DE UN DOCUMENTO.            Si se precisa un diseño de página más sofiticado, se puede variar el número de columnas de una página o sección del documento. Para cambiar el número de columnas, es preciso insertar previamente un salto de sección (en menú Insertar/Salto) de tipo continuo, para conseguir que la siguiente sección comience a partir de la sección actual, en la misma página que esta.           Al insertar cambios de sección se está efectuando una división del documento en diferentes secciones, las cuales se indican en la pantalla por líneas de puntos dobles que no aparecen en la copia impresa del documento. Tras ello, cada sección puede ser formatada de manera totalmente independiente.  Inserción de cambios de sección.     En el modo de vista borrador (en la pestaña vista Ver/Normal) el cambio de sección se señala en la pantalla por medio de una línea de puntos doble  que se extiende a todo el ancho de la página y con el texto "Final de sección". Después de insertar un cambio de sección y crear las columnas de cada sección, se debe cambiar al modo de presentación de diseño de página para poder ver las columnas juntas, una la lado de otra. Cambio al modo de presentación borrador.        Es preferible cambiar a este modo de presentación para poder ver los saltos de sección. Pulse el botón Presentación Borrador (situado en la pestaña Vistal). Inserción de un cambio de sección. 1.- Coloque el cursor delante del texto "9:00- 10:10". 2.- Seleccione la pestaña Diseño de Página y luego Salto (seleccione Saltos de Sección). 3.- Seleccione Tipo Continuo y Aceptar.       Ahora hay dos secciones en el documento. En la barra de estado se indica la sección donde está situado el punto de insercción. Para verlo de esta manera se hace en Vista Borrador. Inserción de otro cambio de sección. 1.- Desplácese hacia abajo y coloque el cursor delante del título "Efectividad personal Sala Hospital" 2.- En la pestaña Diseño de página, seleccione salto de sección 3.- Seleccionar tipo Continuo y pulse ACEPTAR.        Ahora se puede formatear cada una de las secciones del documento con el número de columnas apropiado. Creación de columnas en cada sección:       Se procede exactamente igual que cuando se hace con el docuemento completo (con una sola sección), teniendo en cuenta que se ha de colocar el cursor en la sección que se desee definir el formato. Con el documento dividido en secciones, el formato en columnas afecta tan solo a la sección en donde se halla situado el punto de insercción.      Una vez definido el fomato en el modo vista borrador , se puede cambiar al modo de diseño de impresión para ver las columnas juntas, una al lado de otra. Formato de cada sección. 1.- Desplacese al comienzo del documento colocando el punto de inserción en cualquier posición      dentro de la primera sección (ésta debe aparecer formateada con una sola columna por eso      aplicamos el punto siguiente). 2.- Pulsar en el botón columnas  y arrastra el puntero hasta seleccionar una columna. 3.- Desplácese hacia abajo y coloque el cursor en la sección 2. Asegurese que la barra de estado      le indica que está en el número de sección correcto. 4.- Volver a utilizar el botón columnas  para crear un formato de una sola columna en la última     sección. FORMATEO DE LAS COLUMNAS . Inserción de un salto de columna manual.           Ms Word determina de forma automática los cambios de columna cuando el texto llega al final de la página, pasando entonces al comiezo de la siguiente columna. Si desea definir un cambio de columna en una posición diferente, puede  insertarse manualmente. 1.- Desplacese y coloque el cursor delante del texto '1:00 - 2:10'. 2.- Seleccionar el menú Insertar/Salto (salto de columna) y pulse ACEPTAR. Cambio de formato entre las columnas.           La orden Columnas incluye una serie de opciones especiales relacionadas con el formato de las columnas, como que puedan aparecer lineas verticales de separación entre las columnas, poder especificar el espacio de separación entre ellas o incluso crear columnas de anchura desigual. 1.- Selecciones el menú Formato/Columnas. Si la casilla "Columnas de igual ancho" estuviese     activada, desactivela. 2.- En el apartado "Ancho y espacio" especifique una anchura de 7,0 cm para la columna 1. Como      se puede esperar la anchura de la columna derecha aumentará automáticamente conforme se      disminuya la de la izquierda. 3.- Especifique ahora una separación de 0,3 cm entra las columnas. 4.- Active la casilla de verificación "Linea entre columnas" y pulse ACEPTAR. EXAMEN GENERAL DEL DISEÑO.           Mediante la lista desplegable de control de Zoom de la barra de herramientas Estándar podemos modificar el grado de ampliación del documento. Se pueden seleccionar algunas de las especificaciones de ampliación preestablecidas, o bien introducir un valor exacto.           Al cambiar el grado de ampliación se cambia tan sólo el modo de presentación del documento en pantalla, sin que se vean afectados para nada los tipos de letra ni la longitud del documento. Cambio del grado de ampliación en el modo de diseño de página. 1.- En la lista desplegable de control de Zoom, teclear el valor 40%. 2.- Seleccione 'Toda la página' en la lista desplegable Zoom. 3.- Seleccione 'Ancho de página' en la lista Zoom para volver a la especificación anterior. CAMBIO DE LA ANCHURA DE LAS COLUMNAS CON LA REGLA.           Para conseguir un formato aún más rápido, pueden utilizarse los señaladores de columna existentes en la regla para ajustar la anchura y el espaciado entre columnas. Si la sección actual está formateada en columnas de igual anchura, puede arrastrar los señaladores de culumna para cambiar la anchura de columnas individuales y también el espacio que existe entre cada dos columnas. Si la sección está formateada en columnas de ancho desigual, tan sólo se podrá actuar sobre los señaladores para modificar la anchura. Cambio del grado de ampliación en el modo de diseño de impresión. 1.- Colocar el cursor en la primera columna de la sección 2. 2.- Arrastrar en la regla el señalador del extremo izquierdo de la columna hasta la marca de 7 cms. Ahora se ha de aumentar el espacio entre los párrafos de la primera columna y la línea de separación. 3.- Seleccione los párrafos de la 1ª columna y arrastrar el separador de sangrado derecha en la regla hasta alinearlo con el extremo izquierdo de señalador de columna. 4.- Mejore el aspecto de las columnas seleccionando los dos últimos párrafos de la sección 2 y pulsando en el botón JUSTIFICAR en la barra de herramientas de formato.

•BORDES Y SOMBREADO.
Puede agregar un borde a uno o a todos los lados de cada página de un documento, a la páginas de una sección, sólo a la primera página o a todas las páginas excepto la primera. Puede agregar bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos. Para agregar un borde a una página del documento:

1. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuación, haga clic en la ficha Borde de página.
2. Seleccione las opciones que desee.
3. Si desea que el borde aparezca en un lugar específico de la página, como por ejemplo sólo en la parte superior, haga clic en Personalizar en el cuadro Valor. En Vista previa, haga clic en el lugar donde desee que aparezca el borde.
4. Para especificar que el borde aparezca en una página o sección determinada, haga clic en la opción que desee en Aplicar a.
5. Para especificar la posición exacta del borde en la página, haga clic en Opciones y seleccione las opciones que desee.

Nota    Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  y, a continuación, haga clic en la opción.

Volver al principio

• Agregar bordes al texto

Puede separar párrafos o texto seleccionado del resto del documento agregando bordes. También puede resaltar texto aplicando sombreado.

Para agregar un borde a un texto

1. Siga uno de estos procedimientos:
   1. Para aplicar un borde a un párrafo, haga clic en cualquier lugar del párrafo
   2. Para agregar un borde sólo a un texto específico, seleccione el texto.
2. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuación, haga clic en la ficha Bordes.
3. Seleccione las opciones que necesite y asegúrese de que está seleccionada la opción correcta, Párrafo o Texto, en Aplicar a.
4. Para especificar que sólo desea definir bordes para algunos lados, haga clic en Personalizado en el cuadro Valor. En Vista previa, haga clic en los lados del diagrama o utilice los botones para aplicar y quitar bordes.
5. Para especificar la posición exacta del borde con relación al texto, haga clic en Párrafo en Aplicar a, haga clic en Opciones y después seleccione las opciones que desee.

Volver al principio

• Agregar sombreado a una tabla, un párrafo o al texto seleccionado

Puede utilizar el sombreado para rellenar el fondo de una tabla, párrafo o texto seleccionado.

1. Para aplicar sombreado a una tabla, haga clic en cualquier lugar de la tabla. Para aplicar sombreado a determinadas celdas, seleccione las celdas, incluidas las marcas de fin de celda. Para aplicar sombreado a un párrafo, haga clic en cualquier lugar del párrafo. Para aplicar sombreado a un texto específico, como una palabra, seleccione el texto.
2. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuación, haga clic en la ficha Sombreado.
3. Seleccione las opciones que desee.
4. En Aplicar a, haga clic en la parte del documento a la que desee aplicar el sombreado. Por ejemplo, si hizo clic en una celda sin haberla seleccionado en el paso 1, haga clic en Celda. De lo contrario, Word aplicará el sombreado a toda la tabla.

 • LETRA CAPITAL

La letra capital es un estilo de letra que se utiliza en la primera letra de un párrafo por ejemplo y que sirve para resaltar, embellecer o hacer que resalte ese texto.

Para insertarla, haremos lo siguiente:

• Vamos a la pestaña Insertar.

• Pinchamos en letra capital y nos aparecerá un desplegable, donde podremos elegir varias opciones predefinidas.

 Si queremos que personalizarla mas como el tipo de letra o las lineas que ocupara, seleccionamos la opción opciones de letra capital.