Microsoft Excel

 Microsoft Excel es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS.

Cuenta con cálculo, herramientas gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada para estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-3 como el estándar de la industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft Office.

 Las hojas de cálculo son una herramienta imprescindible para gestionar nuestra economía o las existencias de un negocio y ahorran tiempo y esfuerzo gracias a las funciones de Excel y otras apps.

Celdas, filas, columnas, tablas y funciones. Cinco elementos básicos de una hoja de cálculo, la herramienta digital más práctica para organizar dinero, objetos o personas. Surgieron en los años 70 como nuevo tipo de documento electrónico y desde entonces es una ayuda imprescindible para particulares y empresas de cualquier tamaño.

Microsoft Excel es la aplicación de hojas de cálculo más popular. Hoy en día podemos usarla desde nuestro escritorio Windows y Mac, desde el navegador web e incluso desde smartphones y tablets Android o iOS (iPhone, iPad).

Usar una hoja de cálculo es fácil. Lo difícil es aprovechar las funciones, que permiten automatizar cálculos y que permiten que filas, columnas y celdas interaccionen entre sí ahorrándonos trabajo.

A continuación vamos a repasar cuales son las funciones de Excel más populares según Microsoft. Conociéndolas podrás aprovechar mucho más esta herramienta.

SUMA

Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada celda y añadir el símbolo + en medio.

La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5). En este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.

Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5) para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez sumarle 5.

Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10.

SI

Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado.

El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.

La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayor que y menor que.

BUSCAR

La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.

Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector_resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado.

Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.

BUSCARV

Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función BUSCARV.

La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).

Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)

D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda. B2:E11 es un rango o intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3 es el número de la columna donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos obtener un valor concreto.

COINCIDIR

Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición de ese elemento en el rango que hemos indicado.

Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)

5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.

Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.

Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.

ELEGIR

Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles.

En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5. Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.

FECHA

Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por ese orden.

Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras.

El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos cambiarlo desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha.

DIAS

La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas.

Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor numérico.

Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles. En este caso, el resultado será 2342 días.

ENCONTRAR y ENCONTRARB

Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.

Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial]).

En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente, podemos indicar un número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto.

Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y necesitas extraer una parte.

INDICE

Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango.

Con =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz donde buscar (un rango entre dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este último valor.

Ejemplo: =INDICE(A1:B5;2;2 donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B desde las filas 1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos el valor de la segunda fila, y como en la matriz hay dos columnas, incluimos otro 2 para indicar que queremos el valor de la segunda columna.

Antes de entrar en fórmulas más complicadas, veamos cómo hacer las operaciones matemáticas más simples: sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. Técnicamente solo la suma es una fórmula, pues en el resto de los casos se usan operadores especiales.

• SUMA: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)

• Restas: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta "-" entre ambas. Ejemplo: = A2 - A3

• Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A8

• Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya /. Ejemplo: = A2 / C2

Excel respeta el orden lógico de las operaciones matemáticas (multiplicaciones y divisiones primero, luego sumas y restas) y suporta el uso de paréntesis para dar prioridad a unas operaciones sobre otras. De este modo, puedes crear fórmulas como = (A1 + C2) * C7 / 10 + (D2 - D1).

La fórmula promedio devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Este resultado también es conocido como media o media aritmética.

• Uso: =PROMEDIO (celdas con números)

• Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)

MAX y MIN

Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el mayor valor o el menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con celdas separadas o rangos de celdas.

• Uso: =MAX(celdas) / =MIN(celdas)
• Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)

SI.ERROR

SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes evitar los errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues cualquier división entre cero dará error, pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La operación en cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula.

• Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error)
• Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error"

SI

SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que una celda diga "APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior.

• Uso: =SI(condición, valor si se cumple la condicion, valor si no se cumple)
• Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")

CONTARA

CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son numéricos o no.

• Uso: =CONTARA(rango de celdas)

• Ejemplo: =CONTARA(A:A)

CONTAR.SI

La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.

• Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)
• Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")

ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y por tanto resulta ideal cuando necesitas elegir algo al azar. El número generado cambia cada vez que se regenera la hoja (por ejemplo, cuando escribes un nuevo valor).

• Uso: =ALEATORIO.ENTRE( numero menor, numero mayor)

• Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)

DIAS

Los cálculos de fechas son siempre un tema peliagudo si los debes hacer a mano, pero todo es mucho más fácil cuando una fórmula hace el trabajo duro por ti. DIAS te dice el número de días que hay de diferencia entre dos fechas.

• Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha)

• Ejemplo: =DIAS ("2/2/2018", B2)

AHORA

Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún parámetro.

• Uso: =AHORA()

• Ejemplo: =AHORA()

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DIASEM

DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma numérica el día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y así sucesivamente, aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes indicar en el segundo parámetro.

• Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta)

Para tipo de cuenta, debes usar uno de estos parámetros:

• 1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

• 2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)

• 3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo)

• 11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)

• 12: números del 1 (martes) al 7 (lunes)

• 13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes)

• 14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles)

• 15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves)

• 16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes)

• 17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

• Ejemplo: =DIASEM (AHORA(), 2)

HIPERVINCULO

Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es HIPERVINCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda.

• Uso: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )

• Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")

TRANSPONER

TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial. Debes aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla que quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla.

• Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )}

• Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}

REEMPLAZAR

REEMPLAZAR es una útil fórmula con la cual puedes insertar o reemplazar parte de un texto. No consiste en reemplazar un texto por otro (esa es la fórmula SUSTITUIR), sino en insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente, sustituyendo parte del texto original. Con sus dos parámetros eliges en qué posición se inserta el texto, así como a cuántos caracteres se eliminarán del texto original, después de esa posición

• Uso: =REEMPLAZAR ( texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del texto original que se borran, texto a insertar )

• Ejemplo: =REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")

CONCATENAR

CONCATENAR es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su utilidad es tan simple como juntar varios elementos de texto en un único texto. Como parámetro no puedes especificar un rango de celdas, sino celdas individuales separadas por comas.

• Uso: =CONCATENAR( celda1, celda2, celda3 ... )

• Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

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ESPACIOS

Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre los podrás detectar a simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente es con ESPACIOS, que elimina todos los espacios de más de un texto, independientemente de dónde se encuentren.

• Uso: =ESPACIOS ( celda o texto con espacios de más )

• Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )

ENCONTRAR

ENCONTRAR es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una celda contiene otro texto. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la posición en el texto donde se encontró la primera concurrencia. Si no, devuelve un error (acúerdate de usar SI.ERROR para controlar estos casos).

• Uso: =ENCONTRAR(texto que estás buscando, texto original)

• Ejemplo: =ENCONTRAR ( "aguja", "pajar" )